Quản lý thi công HVAC với 6 quyết định trước bàn giao

Quản lý thi công HVAC với 6 quyết định trước bàn giao

Khi xem báo cáo tiến độ HVAC, tôi muốn biết phần việc nào đã đủ căn cứ để chuyển sang công đoạn tiếp theo. Khu vực sắp đóng trần đã được kiểm tra đến đâu? Thiết bị vừa thay đổi model đã được ai xem xét? Đội vận hành sẽ nhận những tài liệu gì để tiếp quản hệ thống?

Những câu hỏi ấy cần có câu trả lời ngay trong quá trình thi công.

Với tôi, quản lý thi công HVAC bắt đầu từ việc xác định kết quả cần đạt, giao rõ trách nhiệm và kiểm tra bằng chứng trước mỗi quyết định. Một báo cáo hữu ích phải giúp người điều hành biết việc nào được làm tiếp, việc nào cần xử lý và ai đang chịu trách nhiệm.

Dưới đây là sáu quyết định tôi đề nghị chủ đầu tư, ban quản lý dự án và nhà thầu thống nhất để kiểm soát chất lượng đến khi bàn giao.

Quyết định 1: Chốt kết quả cần bàn giao trước khi giao việc

Chuyển yêu cầu sử dụng thành tiêu chí có thể kiểm tra

Trước khi duyệt kế hoạch triển khai, tôi muốn người phụ trách kỹ thuật làm rõ từng khu vực sẽ được sử dụng như thế nào. Văn phòng làm việc theo giờ, phòng họp có lượng người thay đổi và phân xưởng vận hành theo ca cần được xem xét theo điều kiện sử dụng tương ứng.

Từ hồ sơ thiết kế và yêu cầu dự án, đội kỹ thuật cần xác định những chỉ tiêu phải kiểm chứng, điều kiện đo và căn cứ đánh giá. Tùy phạm vi, đó có thể là nhiệt độ, độ ẩm, lưu lượng gió, chênh áp hoặc chức năng điều khiển.

ASHRAE đặt yêu cầu của chủ đầu tư làm cơ sở cho quá trình commissioning, tức quá trình lập kế hoạch, kiểm chứng và ghi nhận mức độ đáp ứng các yêu cầu đã thống nhất. Công việc này được xem xét xuyên suốt quá trình phát triển dự án. 

Các yêu cầu đó cần được chuyển thành một danh mục dễ sử dụng: khu vực nào, yêu cầu gì, kiểm tra bằng cách nào và ai xác nhận. Những thông số chưa rõ cần được gửi đến đúng bên có trách nhiệm để làm rõ trước khi triển khai phần việc liên quan.

Thống nhất căn cứ và thẩm quyền xác nhận

Tôi muốn đội dự án sử dụng một danh mục hồ sơ có kiểm soát phiên bản. Khi bản vẽ hoặc yêu cầu kỹ thuật thay đổi, người phụ trách phải xác định tài liệu nào đang có hiệu lực và thông báo tới những nhóm bị ảnh hưởng.

Căn cứ triển khai cần được thống nhất từ thiết kế, hợp đồng, tài liệu của nhà sản xuất và các quy định áp dụng. Khi có mâu thuẫn, đội kỹ thuật phải trình làm rõ theo thẩm quyền của dự án.

Việc cần chốt: Mỗi yêu cầu đầu ra có căn cứ đánh giá, người chuẩn bị bằng chứng và người xác nhận kết quả.

Quyết định 2: Giao rõ trách nhiệm cho phần việc liên quan nhiều đội

Xác định ai hoàn thành phần kết nối giữa các bộ môn

Trong kế hoạch thi công, tôi đặc biệt quan tâm đến những vị trí nhiều đội cùng tham gia: nguồn điện cấp cho thiết bị, đường nước ngưng đấu nối sang hệ thoát nước, cửa thăm trên trần hoặc tín hiệu HVAC đưa về hệ thống quản lý tòa nhà BMS.

Ngay từ cuộc họp phối hợp đầu tiên, các bên cần thống nhất bảng phân công cụ thể cho những hạng mục này.

Bảng này cần ghi tên đầu mối theo phân công thực tế. Một dòng ghi chung “các bên phối hợp” vẫn để người điều hành phải đi tìm người giải quyết khi có vướng mắc.

Xác nhận mặt bằng theo từng khu vực

Chỉ huy trưởng cần chia phạm vi thi công theo tầng, khu vực hoặc hệ thống phù hợp với dự án. Với mỗi phạm vi, báo cáo cần thể hiện tình trạng bản vẽ phối hợp, mặt bằng, vật tư và điều kiện tổ chức công việc an toàn.

Nếu một khu vực đang chờ xử lý xung đột, cần ghi rõ vấn đề, người giải quyết và thời điểm phải có câu trả lời. Kế hoạch nhân lực, vật tư và công việc tiếp theo được cập nhật theo thông tin đó.

Cách giao việc này giúp cuộc họp tiến độ đi thẳng vào quyết định cần đưa ra. Người điều hành có thể xem xét điều chuyển nguồn lực hoặc điều chỉnh trình tự trên cơ sở cụ thể.

Việc cần chốt: Mỗi khu vực có đầu mối điều phối; mỗi hạng mục phối hợp có bên thực hiện và bên xác nhận theo phân công.

Quyết định 3: Đánh giá ảnh hưởng trước khi duyệt thay đổi

Đối chiếu vật tư thực nhận với cấu hình đã được chấp thuận

Khi thiết bị về công trường, tôi muốn báo cáo giao nhận chỉ rõ thiết bị đó thuộc hệ thống nào, đối chiếu với hồ sơ nào và đang ở trạng thái nào: đủ điều kiện sử dụng, chờ bổ sung hồ sơ hay cần xử lý sai lệch.

Phần kiểm tra cần gắn thông tin trên hàng thực nhận với model, thông số liên quan, phụ kiện và yêu cầu của dự án. Những hạng mục đang chờ xác nhận cần có cách nhận diện để đội lắp đặt biết rõ trạng thái.

Nếu đề xuất thay thế xuất phát từ thời gian giao hàng, bộ phận mua hàng cần phối hợp với kỹ sư phụ trách để làm rõ phương án trước khi đưa ra quyết định mua hoặc lắp đặt.

Ghi rõ phần việc bị ảnh hưởng khi thay thiết bị hoặc tuyến ống

Tình huống minh họa: Một quạt cấp gió được đề xuất đổi model để kịp tiến độ. Tôi sẽ yêu cầu bảng so sánh thể hiện lưu lượng tại áp suất yêu cầu, điều kiện cấp điện, kích thước lắp đặt, điều khiển và những chỉ tiêu khác trong hồ sơ lựa chọn.

Đội phụ trách cần trả lời tiếp: bản vẽ nào phải cập nhật, bộ phận nào phải kiểm tra lại, phụ kiện nào cần thay và kế hoạch bàn giao có bị ảnh hưởng không?

Mỗi yêu cầu thay đổi cần thể hiện năm nội dung:

1. Lý do và phạm vi đề xuất.
2. So sánh phương án hiện tại với phương án mới.
3. Ảnh hưởng tới kỹ thuật, chi phí, tiến độ và bảo trì.
4. Ý kiến của các bên liên quan cùng người phê duyệt theo thẩm quyền.
5. Danh mục hồ sơ phải cập nhật và phần việc cần kiểm tra lại.

Sau khi được chấp thuận, thay đổi cần được chuyển đến đúng đội thực hiện và phản ánh trong hồ sơ hoàn công. Nếu đã thi công trước khi phát hiện sai lệch, cần ghi nhận đúng hiện trạng và xử lý theo quy trình của dự án.

Việc cần chốt: Phương án thay đổi được xem xét cùng các ảnh hưởng liên quan, có quyết định rõ ràng và được cập nhật tới hiện trường.

Quyết định 4: Kiểm soát phần việc sắp bị che khuất

Đưa lịch kiểm tra vào kế hoạch hoàn thiện

Khi một tầng chuẩn bị đóng trần, tôi muốn đội HVAC và đội hoàn thiện thống nhất phạm vi có thể chuyển bước. Vị trí nào còn chờ thử nghiệm, xử lý mối nối hoặc điều chỉnh cửa thăm phải được thể hiện trên danh sách theo dõi.

Người phụ trách chất lượng cần lập kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm theo từng hệ thống. Tại mỗi mốc, kế hoạch phải chỉ rõ nội dung cần kiểm tra, tiêu chí đánh giá, bên tham gia và hồ sơ cần lưu.

Ví dụ, hướng dẫn lắp đặt hệ VRV IV của Daikin trình bày riêng quy trình kiểm tra rò rỉ và hút chân không đường ống môi chất. 

Kỹ sư cần xác định những kiểm tra phải hoàn tất trước khi che khuất và những thử nghiệm sẽ tiếp tục ở giai đoạn sau. Phạm vi đóng trần được xem xét theo kết quả của phần việc liên quan và yêu cầu dự án.

Lưu bằng chứng theo đúng vị trí và lần kiểm tra

Một bộ ảnh công trường chỉ hữu ích khi người xem xác định được ảnh thuộc khu vực nào và ghi nhận vào thời điểm nào. Tôi muốn ảnh, biên bản và kết quả thử được gắn với cùng mã khu vực hoặc mã hệ thống.

Nếu có tồn tại, bản ghi cần nêu rõ vị trí, nội dung phải xử lý, người thực hiện, thời hạn và người kiểm tra lại. Khi hoàn thành sửa chữa, kết quả kiểm tra lại phải được bổ sung trước khi cập nhật trạng thái.

Nếu một phần việc đã được kiểm tra nhưng sau đó bị can thiệp, kỹ sư cần xác định phạm vi ảnh hưởng và yêu cầu kiểm tra bổ sung. Kết quả cũ phải được đối chiếu với hiện trạng sau thay đổi.

Việc cần chốt: Từng phạm vi chuyển sang hoàn thiện có đủ bằng chứng kiểm tra theo yêu cầu; phần còn vướng được ghi rõ và có người theo dõi.

Quyết định 5: Chốt điều kiện chạy thử và phạm vi kết luận

Giao kỹ sư xác nhận mức độ sẵn sàng

Trước lịch chạy thử, tôi muốn nhận một bản xác nhận điều kiện đầu vào cho đúng hệ thống sẽ kiểm tra. Người phụ trách cần làm rõ tình trạng lắp đặt, điện, đường ống, điều khiển và các tồn tại có thể ảnh hưởng tới an toàn hoặc kết quả thử.

Với hệ Chiller, cần kiểm tra theo cấu hình nước và thiết bị thực tế. Chẳng hạn, tài liệu Trane cho dòng CICD yêu cầu làm sạch, súc rửa đường nước trước khi cho nước tuần hoàn qua thiết bị; đồng thời có yêu cầu về xác nhận lưu lượng và liên động bảo vệ. 

Ở vai trò điều hành, tôi yêu cầu kỹ sư phụ trách lựa chọn quy trình, điều kiện thử và nhân sự phù hợp. Những tồn tại ảnh hưởng tới điều kiện cho phép vận hành phải được xử lý và xác nhận trước khi thực hiện phần thử liên quan.

Đánh giá từng chức năng bằng kết quả và điều kiện đo

Kế hoạch chạy thử cần thể hiện rõ ba nhóm nội dung: hoạt động của thiết bị, kết quả đo và cân chỉnh phân phối gió hoặc nước, cùng các chức năng phối hợp giữa thiết bị và điều khiển.

Mỗi nhóm cần có kết quả riêng theo phạm vi được giao. Khi kiểm tra BMS, chẳng hạn, đội phụ trách cần xác nhận tín hiệu hiển thị và phản ứng của thiết bị theo kịch bản đã thống nhất.

Báo cáo thử nên ghi thời điểm, khu vực, chế độ vận hành, điều kiện sử dụng tại thời điểm đo, thiết bị đo và kết quả đối chiếu. Nhờ đó, người ký kết luận có thể hiểu chính xác phần nào đã được kiểm chứng.

Khi điều kiện thử chưa phản ánh được mức tải cần đánh giá hoặc một chế độ vận hành còn chờ kiểm chứng, báo cáo phải nêu rõ giới hạn kết luận. Đội phụ trách cần xác định cách tổ chức kiểm tra bổ sung và người chịu trách nhiệm. Việc nghiệm thu, bàn giao tiếp tục được xem xét theo yêu cầu và thẩm quyền của dự án.

Việc cần chốt: Kết luận phản ánh đúng hệ thống, chức năng và điều kiện đã kiểm tra; những nội dung chưa hoàn tất có kế hoạch xử lý cụ thể.

Quyết định 6: Bàn giao để đội vận hành có thể tiếp quản

Tổ chức hồ sơ theo cách tra cứu ngoài hiện trường

Tôi muốn thử chất lượng hồ sơ bàn giao bằng một tình huống đơn giản: người vận hành đứng trước một thiết bị, đọc mã trên nhãn và tìm được tài liệu cần thiết để xử lý công việc của mình.

Theo cách đó, đội dự án nên sắp xếp hồ sơ theo mã hệ thống và thiết bị, liên kết bản vẽ hoàn công với tài liệu vận hành, cài đặt được chấp thuận, kết quả kiểm tra và thông tin bảo hành thuộc phạm vi hợp đồng.

Một bảng chỉ dẫn ngắn về khu vực phục vụ, chế độ sử dụng, đầu mối hỗ trợ và nơi tra cứu hồ sơ sẽ giúp người tiếp nhận tìm đúng thông tin. Danh mục tài liệu chính thức vẫn cần thống nhất theo yêu cầu dự án.

Xác nhận khả năng tiếp nhận và theo dõi việc còn lại

Buổi hướng dẫn vận hành nên dành thời gian để người tiếp nhận thực hành các thao tác thuộc phạm vi trách nhiệm của họ: lựa chọn chế độ, đọc trạng thái, nhận biết cảnh báo và tìm đúng hướng dẫn xử lý.

Việc kiểm chứng tài liệu vận hành và đào tạo nhân sự tiếp nhận cũng nằm trong phạm vi commissioning mà ASHRAE mô tả. 

Với công việc còn mở, tôi yêu cầu một danh sách riêng thể hiện ảnh hưởng, đầu mối xử lý, hạn hoàn thành và cách xác nhận kết quả. Người điều hành cần biết tồn tại nào ảnh hưởng điều kiện tiếp nhận và quyết định nào đang chờ bên có thẩm quyền.

Việc cần chốt: Đội vận hành tiếp cận được thông tin cần dùng, hiểu phạm vi đã được xác nhận và biết người chịu trách nhiệm đối với từng công việc còn lại.

Báo cáo quản lý thi công HVAC cần giúp chốt được việc

Để sáu quyết định trên đi vào công việc hằng ngày, tôi đề nghị một báo cáo tuần ngắn gọn theo từng khu vực hoặc hệ thống. Người lập báo cáo cần trả lời được năm câu hỏi:

• Phần việc nào đã hoàn thành và có kết quả kiểm tra?
• Phạm vi nào có thể triển khai tiếp?
• Vướng mắc nào cần quyết định trong tuần?
• Ai đang xử lý và khi nào có kết quả?
• Mốc hoàn thiện hoặc bàn giao nào có thể bị ảnh hưởng?

Ví dụ, thay vì một dòng “tầng 3 đang thi công”, báo cáo có thể ghi cụ thể: tuyến nước ngưng khu A chờ kiểm tra lại; kỹ sư phụ trách đã bố trí lịch với các bên; quyết định đóng trần khu vực này được cập nhật sau khi có kết quả.

Đây là mẫu cách báo cáo để người điều hành nhìn thấy việc cần xử lý. Mức độ chi tiết được điều chỉnh theo quy mô và nhịp quản lý của dự án.

Câu hỏi thường gặp về quản lý chất lượng thi công HVAC

Chủ đầu tư nên yêu cầu thông tin gì trong cuộc họp tiến độ

Tôi đề nghị tập trung vào phạm vi đã có kết quả kiểm tra, công việc sắp chuyển bước, thay đổi đang chờ duyệt và các vướng mắc cần quyết định. Mỗi nội dung cần gắn với người phụ trách và mốc hoàn thành.

Ai quyết định phương pháp kiểm tra kỹ thuật

Người có chuyên môn và trách nhiệm được giao cần xây dựng phương pháp theo hệ thống, hồ sơ dự án và hướng dẫn áp dụng. Người điều hành tổ chức nguồn lực, yêu cầu làm rõ căn cứ và bảo đảm quyết định được đưa ra đúng thẩm quyền.

Có thể áp dụng sáu quyết định này cho công trình cải tạo không

Có thể dùng như một khung quản lý, đồng thời bổ sung việc khảo sát hệ thống đang sử dụng, phạm vi phải duy trì hoạt động, kế hoạch cô lập và điều kiện khôi phục. Các mốc kiểm tra cần được điều chỉnh theo hiện trạng và phạm vi cải tạo

Góc nhìn CEO Đoàn Văn Hoàng về trách nhiệm trong thi công HVAC

Tôi muốn mỗi cuộc họp công trường kết thúc bằng những việc cụ thể: quyết định nào đã chốt, ai thực hiện, hạn hoàn thành và khi nào kiểm tra lại.

Khi giao một đầu việc, hãy xác định kết quả cần nhận. Khi duyệt thay đổi, hãy xem xét phần bị ảnh hưởng. Khi xác nhận hoàn thành, hãy đối chiếu bằng chứng với hiện trạng. Khi bàn giao, hãy bảo đảm người tiếp nhận biết cách sử dụng thông tin đã được chuyển giao.

Đó là cách tôi đề nghị đưa tinh thần Hiểu Đúng – Rõ Ràng – Tận Tâm vào quản lý chất lượng thi công HVAC.

Nếu công trình đang chuẩn bị triển khai hoặc bước vào giai đoạn hoàn thiện, hãy cùng HRT rà soát phạm vi hệ thống, những mốc cần xác nhận và trách nhiệm của các bên để xây dựng kế hoạch phù hợp.

HRT – Hơi Thở Xanh Cho Mọi Công Trình

Website: hrt.com.vn | doanvanhoang.com